Zwoływanie zebrań wspólnot. Kwestie dotyczące zwoływania zebrań rozstrzygają przepisy UOWL, nie ma potrzeby ich powtarzać. Ważne, aby właściciele chcący uczestniczyć w zebraniach mogli się do nich przygotować i otrzymać rzetelne informacje co do głosowania uchwał. Późny, zbyt krótki odstęp czasu (choć z zachowaniem minimalnych 7-miu dni) od daty zawiadomienia o rocznym zebraniu z działalności wspólnoty do terminu zebrania, eliminuje możliwości poznania problematyki zebrania. Właściciele nie mają szans na merytoryczne poznanie treści projektów uchwał, sprawozdań, planu gospodarczego. Iluzoryczna jest też możliwość dodania do porządku zebrania własnego tematu od właściciela. Zaś informacja zawarta we wspomnianym wyżej zawiadomieniu, wysłana jednocześnie wszystkim właścicielom (co najmniej kilkudziesięciu), aby w tym krótkim czasie skorzystali z wglądu w dokumentację w biurze administracji, jest ponurym żartem. Często budzą też wątpliwości techniczne warunki organizowania zebrań, w tym lokalowe.
Niska frekwencja na zebraniach i bierność. Mimo 30 lat funkcjonowania z Ustawą OWL właścicieli nadal nie interesują potrzeby i plany własnej społeczności, często nawet nie znają składu zarządu wspólnoty. Powszechnie panuje dominacja administracji, której rola ogranicza się do wykonywania czynności i nie ma nic wspólnego z odpowiedzialnością wybieralnego zarządu wspólnoty. Ubolewać nad niewiedzą właścicieli nie zdających sobie sprawy jak brzemienną w skutkach może być taka bierność. Dlaczego niska frekwencja na zebraniach wspólnot? Jakie przyczyny? Właściciele nie mają wpływu na na program obrad. Pytanie administratora otwierającego zebranie o jego porządek: „kto za”, „kto przeciw”, to spóźniony, jałowy, bezwartościowy rytuał. Podobnie z ustaleniem przewodniczącego zebrania, bierni uczestnicy spychają przewodniczenie zebrania na administratora. Nawet członkowie zarządu nie kwapią się do prowadzenia zebrania, naiwnie pozbawiając się ważnej roli przynależnej właścicielom. Większość uczestników zebrania, to bierni słuchacze, nie zabierają głosu, nie przedkładają swoich racji. W przebiegu zebrania przeważają szczegółowe tematy, może i ważne, ale brak jest całościowej analizy działalności wspólnoty i przyszłościowej strategii.
Protokoły z zebrań sprawozdawczych. Nie są obligatoryjne, ale dla ciągłości instytucjonalnej wspólnoty zebrania winny być dokumentowane i protokoły dostępne właścicielom. Minimum ich treści, to: czas, miejsce, porządek obrad, lista obecnych, treść uchwał z głosowaniami i zapis istotnych wystąpień uczestników. Dopiero po zebraniu i zapisaniu uchwał zaczynają rodzić się wątpliwości, świadomość podjętych decyzji, emocje i pretensje właścicieli. Ale już za późno, uchwały wspólnotowe w warunkach przepisów UOWL trudno zmienić, pozostaje skomplikowana droga w sądach powszechnych. (opubl.9lutego2024)
