by Maria Warmus

Roczne sprawozdanie z działalności wspólnot mieszkaniowych

Przynajmniej raz w roku zarząd wspólnoty musi złożyć roczne sprawozdanie z działalności wspólnoty mieszkaniowej i rozliczyć się z właścicielami z pobranych i wydanych pieniędzy. Po zniesieniu przepisów wprowadzonych na czas covidowej pandemii sprawozdanie za rok 2022 należy złożyć do 31 marca 2023 roku, czyli w terminie zapisanym w UOWL 

Jakie informacje w sprawozdaniu finansowym

Ustawa o Własności Lokali nie określa formy i zakresu sprawozdań, jednak z powodu ciążącej na wspólnotach odpowiedzialności prawnej, sprawozdania winny odpowiadać standardom rachunkowości finansowej i zawierać minimum informacji, jak:

  • roczne przychody i koszty wspólnoty

  • wykazy należnych a niezapłaconych przez właścicieli comiesięcznych kosztów zarządu wspólnoty za rok sprawozdawczy

  • wykazy nierozliczonych kwot i zaległości z lat poprzednich

  • dokumentację wdrożonych postępowań dla ściągnięcia należności wspólnoty

  • wnioski uchwał o spisaniu w straty zaległości nieściągalnych (jeżeli występują)

  • zobowiązania wspólnoty wobec dostawców usług, obciążeń podatkowych,

  • stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych wspólnoty

  • stan zgromadzonych funduszy celowych i ich wykorzystanie w roku sprawozdawczym

  • wykazanie środków pieniężnych wydanych na obsługę toczących się postępowań sądowych. Koszty postępowań prawno – sądowych nie dotyczą utrzymania i eksploatacji nieruchomości wspólnot i nie mogą być wliczane do opłat eksploatacyjnych (czynszowych). Po ostatecznym zakończeniu spraw sądowych uchwała wspólnoty ostatecznie decyduje o kwalifikacji tych kosztów.

Podstawą dobrej jakości sprawozdania jest zasada memoriału polegająca na ewidencji zdarzeń mających miejsce w roku sprawozdawczym niezależnie od daty ich sfinansowania, po to, by ująć wszystkie koszty i przychody roku. Sprawozdanie nie może być sporządzane pod określone oczekiwania (np. dla poprawienia wyniku) musi obejmować i pokazywać rzeczywiste zdarzenia, i to jest podstawowe kryterium poprawności i rzetelności sprawozdania. Niestosowanie tej zasady powoduje zamazanie i ukrycie – jeżeli występują – rocznych ujemnych wyników finansowych.

W prawidłowo działającej wspólnocie mieszkaniowej budżet powinien być zbilansowany. Jeżeli występuje we wspólnocie ujemny wynik finansowy wspólnota decyduje o jego rozliczeniu i zwykle obciąża koszty roku następnego. Jednak co do zasady wspólnota ma prawo i powinna ujemny wynik rozliczyć na właścicieli lokali stosownie do udziału w nieruchomości wspólnej.

Przedstawienie w sprawozdaniu liczb w ujęciu dynamicznym co najmniej z rokiem poprzednim umożliwia porównania i oceny efektywności działania zarządów.

                 (Jak widać z powyższego wykresu, w kolejnych czterech latach koszty przekroczyły przychody i tylko właściciele z własnych kieszeni muszą bilansować finanse swojej wspólnoty).   

(Powyżej graficzne przedstawienie struktury rzeczowo-majątkowej wspólnot Podłęskiej)

Sprawozdania z działalności wspólnoty winny odpowiadać wymogom:

Opisowa część sprawozdania

Dokument sprawozdawczy musi być zrozumiały i dokładny inaczej nie spełni warunków jakie nakłada ustawa OWL. Ważną częścią uzupełniającą finansowe sprawozdanie jest merytoryczny opis działalności wspólnoty w roku. Powinien zawierać omówienie i wyjaśnienie wszystkich zdarzeń gospodarczych, niezależnie od ich dobrej czy złej oceny.

Poniżej przykłady orzeczeń sądowych rozstrzygających na korzyść wspólnot merytoryczne i formalne braki w sprawozdaniach zarządów, których istotą jest zapewnienie członkom wspólnoty przejrzystej i pełnej kontroli nad finansami wspólnoty:

  • wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z dnia 23 listopada 2012 r., I A Ca 1069/12;
  • wyrok Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu z dnia 6 lutego 2013 r., I ACa 1415/12;
  • wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 10.06.2014 roku sygn. akt VI ACa 1544/13

bo tylko właściciele odpowiadają bez ograniczeń za zobowiązania dot. nieruchomości wspólnej. I dlatego nie można odmówić właścicielom, w imię dobrze pojętej ochrony interesu wspólnoty, kontroli i oceny zarządów, bo w końcu oni, właściciele,  uchwalają, przyjąć, czy nie przyjąć rocznego sprawozdania zarządu, udzielić, czy nie udzielić zarządowi absolutorium.

Sprawozdanie z działalności wspólnot ważne jest tylko z podpisem/ami zarządów.

Formalny brak podpisu sprawozdania przez osoby uprawnione może być podstawą do stwierdzenia, że nieprawidłowo zwołano zebrania wspólnot, do potraktowania sprawozdania tylko jako projektu dokumentu, który nie może być podstawą do udzielenia zarządowi absolutorium, co potwierdzają orzeczenia sądowe na korzyść wspólnot :

  • sygn. akt I C 444/13dnia 26 listopada 2013 r.Sąd Okręgowy we Wrocławiu I Wydział Cywilny;
  • sygn. akt IC 496/13 22 maja 2014 Sąd Okręgowy we Wrocławiu I. Wydział Cywilny

Dokumentacja jest własnością wspólnoty

Obowiązkiem zarządów i administracji jest zapewnienie właścicielom dostępu do dokumentacji wspólnot, bieżącej i archiwalnej – z wyłączeniem zastrzeżonej przepisami RODO – w szczególności do:

  • dokumentacji założycielskiej wspólnoty

  • dokumentacji technicznej budowy i dokumentacji powykonawczej nieruchomości budowlanej wspólnoty jako podstawy decyzji pozwolenia na włączenie jej do użytkowania,

  • książki obiektu budowlanego zawierającej informacje techniczne wpisywane w trakcie eksploatacji budynku od daty wprowadzenia go do użytkowania, (od 1 stycznia 2023 roku można korzystać z systemu c-KOB cyfrowego odpowiednika tradycyjnej papierowej książki obiektu budowlanego, zabezpiecza on przed zmianami i usuwaniem wprowadzonych danych).    

  • sprawozdań rocznych z działalności z rachunkową dokumentacją analityczną,

  • planów działalności wspólnoty,

  • uchwał wspólnot i dokumentacji z zebrań wspólnot /list głosowań/,

  • wszelkiej dokumentacji dotyczącej ważnych problemów wspólnoty według potrzeb i uznania właścicieli (np. zawieranych umów z kontrahentami, spraw sądowych i t p).

Administracja wspólnot Podłęska korzysta z cyfrowej obsługi biurowej i rachunkowej, co umożliwia wgląd w dokumentację wspólnot za pośrednictwem indywidualnych kodów dostępu. To dobre rozwiązanie i może być ułatwieniem zwłaszcza dla kontroli właścicielskiej, pod warunkiem, że będzie dostęp do gromadzonej cyfrowo bieżącej i archiwalnej dokumentacji wspólnot, czego na razie brak.

opublikowane 21 marca 2022r. uaktualnione luty 2023r.