Wspólnota mieszkaniowa jest podmiotem prawnym, który nabywa prawa i zaciąga zobowiązania z czego wynika obowiązek prowadzenia dokumentacji dla zachowania pamięci instytucjonalnej i tylko wspólnota ma wyłączne prawo do posiadania i rozporządzania tą dokumentacją. Mimo, że dokumentacja pozostaje w dyspozycji dotychczasowego zarządcy nie nabywa on do niej żadnych praw, bowiem występuje tylko w imieniu wspólnoty. Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy obowiązkiem ustawowym zarządcy jest bezzwłoczne protokolarne przekazanie wspólnocie mieszkaniowej kompletnej dokumentacji. Wynika to z Ustawy o własności lokali art. 29 i Ustawy prawo budowlane art. 60
W szczególności obowiązkowemu przekazaniu dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej podlegają:
Dokumentacja statutowo-organizacyjna – dokumenty potwierdzające dokonanie czynności prawnych określających wzajemne relacje pomiędzy członkami wspólnoty a wspólnotą a także między wspólnotą a osobami /fizycznymi, prawnymi/ spoza wspólnoty, w tym: dokumenty założycielskie wspólnoty, kopie dokumentów potwierdzające prawa własnościowe we wspólnocie, podjęte uchwały, protokoły z zebrań członków wspólnoty.
Dokumentacja techniczna – projekty, architektoniczo-budowlany, instalacji technicznych, zagospodarowania terenu, decyzje urzędowe o dopuszczeniu budynku do użytkowania, instrukcje obsługi i eksploatacji urządzeń w części wspólnej nieruchomości, aktualne protokoły nakazanych prawem przeglądów technicznych nieruchomości, ekspertyzy techniczne, księga obiektu budowlanego, decyzje administracyjne nadzoru budowlanego, dozoru technicznego, organów sanitarnych, wykazy zbiorczych urządzeń pomiarowych instalacji z określeniem miejsc ich usytuowania i wskazaniami zużycia mediów na dzień przekazania wspólnoty, wykazy urządzeń pomiarowych mediów lokali właścicieli ze wskazaniami stanu zużycia mediów na dzień przekazania wspólnoty.
Dokumentacja administracyjna – z identyfikacją lokali i ich właścicieli oraz pomieszczeń części wspólnych nieruchomości, umowy z dostawcami mediów, z wykonawcami czynności konserwacyjno-obsługowych, polisy ubezpieczeniowe budynku, inwentaryzacja posiadanych urządzeń, materiałów itp.
Dokumentacja finansowa – księgi rachunkowe, bilanse, sprawozdania finansowe – za okres istnienia wspólnoty, bilans wspólnoty na dzień przekazania, konta indywidualnych właścicieli, zestawienia należności i wpłat właścicieli lokali w okresie wymagalnych ostatnich 36 miesięcy z dokumentacją windykacyjną długów.
