Codziennością jest brak zdolności aktywnego słuchania mieszkańców, brak obiektywnej, rzetelnej oceny problemów. Najczęściej właściciele mają do czynienia z powolnym, często spóźnionym reagowaniem na nie, przeczekiwaniem, że właściciel się zniechęci, zapomni a sprawa się „rozmyje”. Sprzyja temu przekonanie, że tylko zarządca ma patent na nieomylność i dobre rozwiązania dla wspólnoty. Powoływanie się na brak zainteresowania ogółu daje podstawę do przekreślania indywidualnej aktywności pojedynczych właścicieli wspólnot. Zamykanie ust, nie dopuszczanie do wymiany zdań tylko pogłębia niezadowolenie i zniechęca ogół do aktywnych postaw.
Dobra komunikacja i społeczne predyspozycje zarządcy to podstawa w zarządzaniu wspólnotami mieszkaniowymi. Od umiejętności kontaktów zarządcy z ludźmi zależy obopólna korzyść, zadowolenie mieszkańców i wzrost wiarygodności firmy zarządzającej. Potrzebne są one zarządcy obok kompetencji zawodowych i merytorycznych z dziedziny prawa, ekonomii czy eksploatacji. Już nie wystarczy rozliczanie zaliczek, dostarczenie mediów, sprzątanie … Wymagania wobec firmy zarządzającej są i będą coraz większe.