Wspólnoty decydują o ewidencji i rozliczaniu kosztów zarządu nieruchomością wspólną a jeżeli jest inaczej, to niezgodnie z Ustawą o własności lokali. 1. Zarządca nie może sam decydować o ewidencji księgowej, art.22 pkt 3, ppkt 10) tej Ustawy, stwierdza, że czynnościami przekraczającymi zakres zwykłego zarządu są w szczególności i między innymi: [ ]…”określenie zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art.18.ust.1, ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej”…[ ]
2. Potrzebna uchwała wspólnoty, w art.22.pkt2 ustawodawca zapisał, że [ ]…”do podjęcia przez zarząd czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności”…[ ]
3. Prawidłowe ustalanie wyniku finansowego na działalności wspólnej zależy od ewidencji i rozliczania kosztów. Opłaty wnoszone przez właścicieli do wspólnoty są zaliczkami na koszty utrzymania części wspólnych nieruchomości, oprócz tych na media w lokalu właściciela i za odpady komunalne. Ustawa owl w art. 15pkt1 określa je tak: [ ] …”Na pokrycie kosztów zarządu właściciele lokali uiszczają zaliczki w formie bieżących opłat, płatne z góry do dnia 10 każdego miesiąca”….[ ] Porównanie sumy należnych zaliczek z kosztami utrzymania części wspólnych nieruchomości to wynik wspólnoty. Nie jest więc obojętne, jeżeli dla jakichś doraźnych celów, w nieustawowym trybie /uzgodnienia czy dyskusje/ zarządca zmienia kwalifikacje kosztów, cząstkowo wyłącza koszty z działalności ogólnej dodając je do innych kosztów na rzecz nieruchomości na które mieszkańcy odrębnie się zdeklarowali. Np. na ochronę osiedla, na użytkowanie wind, na legalizacje i wymiany liczników, na fundusz remontowy. Taka dowolność w ewidencji, była już o tym mowa na tej stronie, pozwala sztucznie utrzymywać stawkę opłaty eksploatacyjnej na niższym poziomie, co w efekcie zmniejsza koszty działalności ogólnej i zniekształca wyniki finansowe wspólnot.
4. Przepisy sobie a praktyka sobie. Nie można robić zamętu w głowach mieszkańcom zmieniając „reguły gry” bez ekonomicznego uzasadnienia. Trzeba się liczyć z ustawowymi zasadami prowadzenia ksiąg i choćby z tego powodu trzymać standardy i poziom rachunkowości. Ustawa o rachunkowości z 29.09.1994r mówi tak w art.4. pkt-y 1 i 2: [ ] …Jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną…[ ]
5. A co umożliwia zarządcom kreatywną księgowość i dowolność w ewidencji kosztów:
• ogólny zapis art.23 Ustawy o własności lokali o prowadzeniu ksiąg, który daje uprawnienia wspólnotom, a one ich nie wykorzystują, bo nie potrafią i są w tych sprawach nierównym partnerem dla zarządcy,
• brak regulaminu ewidencji i rozliczania kosztów, bo komu zależy w sytuacji jak wyżej na jego stworzeniu i stosowaniu,
• brak określenia sposobu ewidencji księgowej w umowie o zarządzaniu wspólnotą,
• nie precyzyjne treści uchwał wspólnotowych o opłatach, w których najczęściej nie zapisuje się sposobów ich ewidencji i rozliczania.
O problemie prowadzenia ksiąg była już mowa w art. Regulamin rozliczania kosztów, niezbędny dokument we wspólnotach mieszkaniowych w lipcu 2011 r a także w innych tekstach tej zakładki i warto do nich sięgać.